Description

 

 

 

DIRIGER EN MODE MANDATAIRE UNE AGENCE DE SERVICES À LA PERSONNE

FORMATION PROFESSIONNELLE SUR MESURE

Cette formation permet aux dirigeants et futurs dirigeants de comprendre les spécificités du mode mandataire et de structurer le fonctionnement administratif, réglementaire, commercial et organisationnel de leur agence de services à la personne.

Elle apporte des méthodes et des outils opérationnels pour accompagner les particuliers employeurs, organiser le suivi des intervenants à domicile, sécuriser les pratiques de l’agence et développer durablement son activité.

INFORMATIONS PRATIQUES

Durée : 2,5 jours – 17 heures 30

Cette durée comprend :

• le positionnement et la préparation en amont ;
• les apports pédagogiques et les mises en pratique ;
• le suivi après la formation.

Tarif : 3 099 € HT
TVA non applicable – Article 293 B du Code général des impôts.

Modalités pédagogiques : formation mixte associant :

• une phase préparatoire à distance ;
• une formation en présentiel ;
• un suivi post-formation.

Lieu de la formation :

• 18 boulevard Sergent-Triaire – 30000 NÎMES ;
• ou dans les locaux de l’entreprise cliente, selon l’organisation convenue.

Les éventuels frais d’hébergement, de restauration et de transport ne sont pas compris dans le tarif.

OBJECTIF GÉNÉRAL

À l’issue de la formation, les participants seront capables de préparer, structurer, gérer et développer durablement une agence de services à la personne en mode mandataire, dans le respect du rôle de chacun, des obligations applicables et des exigences du secteur.

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

1. distinguer le mode mandataire du mode prestataire ;
2. identifier les responsabilités respectives de l’agence mandataire et du particulier employeur ;
3. comprendre le cadre juridique, social, fiscal et administratif applicable ;
4. organiser les démarches nécessaires à l’exercice d’une activité de services à la personne ;
5. structurer le fonctionnement administratif et documentaire de l’agence ;
6. accompagner le particulier employeur dans le recrutement et le suivi de son intervenant à domicile ;
7. sécuriser la gestion des dossiers des particuliers employeurs et des intervenants ;
8. construire une tarification cohérente et suivre les principaux coûts de l’activité ;
9. organiser la continuité du fonctionnement de l’agence en l’absence du dirigeant ;
10. mettre en place des outils de pilotage, de suivi et d’amélioration continue ;
11. développer un réseau de partenaires et une stratégie commerciale adaptée ;
12. anticiper les évolutions du secteur des services à la personne.

PUBLIC CONCERNÉ

Cette formation s’adresse aux :

• dirigeants d’une agence de services à la personne en mode mandataire ;
• futurs dirigeants ayant un projet de création ou de reprise d’agence ;
• responsables chargés de structurer ou de développer une activité mandataire ;
• professionnels du secteur médico-social ou des services à la personne souhaitant évoluer vers des fonctions de direction.

PRÉREQUIS

Aucun prérequis pédagogique obligatoire n’est exigé.

Il est néanmoins recommandé :

• d’avoir un projet de création, de reprise ou de développement d’une agence de services à la personne ;
• ou de disposer d’une première expérience dans les services à la personne, le secteur médico-social, la gestion ou l’accompagnement de publics fragiles.

La participation à cette formation ne vaut ni déclaration, ni agrément, ni autorisation administrative.

Selon les activités envisagées et les publics accompagnés, le participant devra vérifier les formalités, conditions d’honorabilité et autorisations applicables à son propre projet.

RECUEIL DES BESOINS ET POSITIONNEMENT

Avant la formation, Agence MMX recueille :

• la situation professionnelle du participant ;
• son expérience dans les services à la personne ;
• l’état d’avancement de son projet ;
• le fonctionnement actuel de son agence, lorsqu’elle existe déjà ;
• ses principales difficultés administratives, réglementaires, organisationnelles ou commerciales ;
• les documents et outils déjà utilisés ;
• ses objectifs prioritaires ;
• ses éventuels besoins d’adaptation ou d’accessibilité.

Un questionnaire de positionnement permet d’identifier les connaissances initiales, les attentes et les objectifs individuels de progression.

PROGRAMME DE LA FORMATION

AVANT LA FORMATION – PHASE PRÉPARATOIRE

• Questionnaire de positionnement initial.
• Recueil des attentes et des besoins.
• Identification du niveau d’avancement du projet.
• Analyse des principales difficultés rencontrées.
• Sélection des situations professionnelles qui seront étudiées pendant la formation.

JOUR 1 – COMPRENDRE, ENCADRER ET STRUCTURER L’ACTIVITÉ

1. Comprendre le fonctionnement du mode mandataire

• Définir le mode mandataire.
• Distinguer le mode mandataire du mode prestataire.
• Comprendre le rôle de l’agence mandataire.
• Comprendre le statut et les responsabilités du particulier employeur.
• Identifier le rôle de l’intervenant à domicile.
• Formaliser les relations entre l’agence, le particulier employeur et l’intervenant.
• Présenter clairement le fonctionnement du mandat au client.

2. Maîtriser l’environnement réglementaire des services à la personne

• Identifier les principales obligations applicables aux organismes de services à la personne.
• Distinguer la déclaration, l’agrément et l’autorisation.
• Identifier les démarches pouvant être réalisées sur la plateforme NOVA.
• Repérer les interlocuteurs institutionnels compétents.
• Comprendre les obligations d’information envers les particuliers.
• Identifier les documents contractuels et administratifs nécessaires.
• Respecter les règles relatives à la protection des données personnelles.
• Mettre en place une veille réglementaire adaptée à l’activité.

3. Structurer l’organisation administrative de l’agence

• Définir les étapes du parcours du particulier employeur.
• Définir les étapes du parcours de l’intervenant.
• Organiser l’ouverture et la mise à jour des dossiers.
• Créer des procédures administratives claires.
• Structurer les contrats, mandats et documents types.
• Organiser le classement et l’archivage des pièces.
• Mettre en place des outils de suivi des échéances.
• Sécuriser la circulation des informations.

4. Accompagner le particulier employeur

• Expliquer les responsabilités liées au statut d’employeur.
• Recueillir et analyser ses besoins.
• L’accompagner dans la définition du poste recherché.
• Présenter les étapes du recrutement.
• Faciliter la mise en relation avec un intervenant.
• Accompagner la préparation des documents nécessaires.
• Informer le particulier employeur sur ses obligations déclaratives et sociales.
• Orienter le client vers les ressources et organismes compétents lorsque cela est nécessaire.

5. Recruter et suivre les intervenants à domicile

• Définir le profil recherché.
• Structurer le processus de présélection.
• Conduire un entretien de recrutement.
• Vérifier les compétences et les documents nécessaires.
• Préparer la mise en relation avec le particulier employeur.
• Organiser le démarrage de l’intervention.
• Assurer le suivi des dossiers des intervenants.
• Prévenir les difficultés et les ruptures de collaboration.

Applications pédagogiques : analyse de documents, cas pratiques, construction de procédures et mises en situation.

JOUR 2 ET DEMI-JOURNÉE COMPLÉMENTAIRE – PILOTER L’AGENCE ET ASSURER SA PÉRENNITÉ

6. Sécuriser les pratiques et gérer les risques

• Identifier les responsabilités de l’agence mandataire.
• Repérer les principaux risques juridiques, administratifs et relationnels.
• Prévenir les erreurs dans le traitement des dossiers.
• Organiser la traçabilité des échanges.
• Gérer les réclamations et les situations sensibles.
• Prévenir et traiter les conflits.
• Sécuriser les données personnelles.
• Définir les limites de l’accompagnement réalisé par l’agence.

7. Comprendre les démarches sociales et déclaratives

• Identifier les dispositifs de déclaration applicables.
• Comprendre le rôle de l’URSSAF et des services concernés.
• Découvrir les principales fonctionnalités des services déclaratifs.
• Comprendre le fonctionnement du CESU lorsque celui-ci est applicable.
• Identifier les informations nécessaires aux déclarations.
• Sécuriser la transmission des éléments de rémunération.
• Respecter les échéances administratives.
• Orienter le particulier employeur vers les interlocuteurs compétents.

8. Construire son modèle économique et sa tarification

• Identifier les sources de revenus de l’agence.
• Calculer les principaux coûts liés à l’activité.
• Construire une grille tarifaire cohérente.
• Élaborer un budget prévisionnel.
• Suivre les encaissements et les dépenses.
• Comprendre les dispositifs APA, PCH et CESU.
• Suivre les principaux indicateurs financiers.
• Identifier les seuils d’alerte.
• Adapter la stratégie commerciale aux capacités de l’agence.

9. Organiser le fonctionnement quotidien de l’agence

• Répartir les missions et les responsabilités.
• Planifier les tâches administratives récurrentes.
• Organiser le suivi des particuliers employeurs.
• Organiser le suivi des dossiers des intervenants.
• Créer des tableaux de bord.
• Formaliser les procédures internes.
• Sécuriser la transmission des informations.
• Organiser la continuité de l’activité lorsque le dirigeant est absent ou en déplacement.

10. Piloter la qualité de service

• Recueillir les attentes des particuliers employeurs.
• Suivre la qualité des mises en relation.
• Évaluer la satisfaction des bénéficiaires et des particuliers employeurs.
• Recueillir le retour des intervenants.
• Traiter les réclamations.
• Identifier les dysfonctionnements récurrents.
• Formaliser les actions correctives.
• Mettre en place une démarche d’amélioration continue.

11. Développer durablement l’activité

• Définir le positionnement de l’agence.
• Identifier ses clients prioritaires.
• Construire une offre claire et différenciante.
• Développer un réseau de prescripteurs.
• Construire des partenariats locaux.
• Structurer la prospection commerciale.
• Améliorer la visibilité de l’agence.
• Fidéliser les particuliers employeurs et les intervenants.
• Anticiper les évolutions du secteur.
• Sélectionner les outils numériques adaptés à l’activité.

12. Élaborer son plan d’action

Chaque participant élabore un plan d’action adapté à sa situation précisant :

• les actions prioritaires ;
• les documents à créer ou à actualiser ;
• les procédures à formaliser ;
• les outils de suivi à mettre en place ;
• les interlocuteurs à contacter ;
• les échéances à respecter ;
• les indicateurs permettant de suivre l’avancement du projet.

Applications pédagogiques : études de cas, exercices pratiques, analyse de documents, construction d’outils et mises en situation tout au long de la formation.

APRÈS LA FORMATION

Un échange de suivi d’une heure est organisé afin :

• de recueillir le retour d’expérience du participant ;
• d’identifier les actions mises en œuvre ;
• d’analyser les éventuelles difficultés persistantes ;
• de répondre aux questions complémentaires ;
• d’ajuster le plan d’action si nécessaire.

MÉTHODES PÉDAGOGIQUES MOBILISÉES

La formation repose sur une pédagogie active alternant :

• apports théoriques et méthodologiques ;
• exemples issus du secteur des services à la personne ;
• échanges d’expériences ;
• analyse de documents professionnels ;
• études de cas ;
• exercices pratiques ;
• mises en situation ;
• construction de procédures et d’outils ;
• corrections et retours personnalisés de la formatrice ;
• élaboration d’un plan d’action individuel.

Le contenu et les situations étudiées sont adaptés au niveau d’avancement du participant et au fonctionnement de son agence.

MODALITÉS D’ÉVALUATION DES ACQUIS

Avant la formation

• questionnaire de positionnement ;
• évaluation des connaissances initiales ;
• identification des attentes et des objectifs individuels.

Pendant la formation

• questions orales ;
• quiz intermédiaires ;
• études de cas ;
• exercices pratiques ;
• analyse de documents ;
• mises en situation professionnelles ;
• observation et correction par la formatrice ;
• évaluation progressive de la maîtrise des procédures.

À la fin de la formation

• questionnaire d’évaluation des connaissances ;
• étude de cas ou mise en situation finale ;
• présentation du plan d’action ;
• autoévaluation de la progression ;
• comparaison avec le positionnement initial.

Une attestation de fin de formation est remise à chaque participant.

ÉVALUATION DE LA SATISFACTION

À la fin de la formation, le participant complète un questionnaire de satisfaction portant notamment sur :

• l’atteinte des objectifs ;
• la qualité et l’utilité des contenus ;
• l’adaptation de la formation à sa situation ;
• les méthodes pédagogiques ;
• l’accompagnement de la formatrice ;
• les points forts de la formation ;
• les difficultés éventuellement rencontrées ;
• les propositions d’amélioration.

Le Donneur d’ordre est également sollicité afin de recueillir son appréciation.

Ces retours sont analysés par Agence MMX dans le cadre de sa démarche d’amélioration continue.

SUPPORTS ET RESSOURCES PÉDAGOGIQUES

Des supports et ressources pédagogiques sont remis au participant.

Ils peuvent notamment comprendre :

• des fiches méthodologiques ;
• des trames de procédures ;
• des exemples de tableaux de suivi ;
• des modèles de documents de travail ;
• des listes de points de vigilance ;
• des ressources institutionnelles ;
• un plan d’action personnalisé.

Un temps est consacré à la présentation de ces ressources et à leurs conditions de réutilisation dans l’environnement professionnel du participant.

MOYENS TECHNIQUES ET CONDITIONS D’ACCUEIL

Pour une formation organisée dans les locaux du client, le Donneur d’ordre s’engage à mettre à disposition :

• une salle adaptée au nombre de participants ;
• un local répondant aux règles d’hygiène, de sécurité et d’accessibilité ;
• un tableau blanc et des feutres ;
• des stylos et des feuilles pour les prises de notes ;
• une connexion Internet lorsque les exercices le nécessitent ;
• un écran ou un vidéoprojecteur ;
• le matériel professionnel nécessaire aux études de cas.

Une feuille d’émargement permet d’assurer la traçabilité de la présence des participants.

Pour les séquences organisées à distance, chaque participant doit disposer :

• d’un ordinateur ou d’une tablette ;
• d’une connexion Internet stable ;
• d’un microphone ;
• d’une caméra ;
• d’une adresse électronique.

Les modalités de connexion sont communiquées avant la formation.

ACCESSIBILITÉ AUX PERSONNES EN SITUATION DE HANDICAP

Les personnes en situation de handicap souhaitant participer à cette formation sont invitées à contacter Agence MMX en amont.

Un échange permettra d’étudier leurs besoins ainsi que les adaptations pédagogiques, matérielles ou organisationnelles pouvant être mises en place.

Lorsque la situation le nécessite, Agence MMX peut également orienter la personne vers un partenaire ou une ressource adaptée.

MODALITÉS ET DÉLAI D’ACCÈS

La demande peut être effectuée par téléphone, par courrier électronique ou au moyen du lien de prise de rendez-vous.

Agence MMX recueille les besoins du Donneur d’ordre et du participant afin de vérifier l’adéquation de la formation au projet.

Le contenu, les modalités, les dates et le lieu sont ensuite définis d’un commun accord.

La formation peut être programmée après validation des besoins et signature des documents contractuels, sous réserve des disponibilités respectives du client et de la formatrice.

FORMATION SUR MESURE

Le programme peut être adapté en fonction :

• du niveau d’avancement du projet ;
• du fonctionnement actuel de l’agence ;
• des activités de services à la personne envisagées ;
• des difficultés rencontrées ;
• des documents et outils déjà disponibles ;
• des objectifs du Donneur d’ordre ;
• des besoins d’accessibilité.

CONTACT

Pour obtenir des renseignements ou organiser cette formation :

Prendre rendez-vous :
https://calendly.com/muriel-max/1h

Courriel :
contact@murielmax.fr

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Dernière mise à jour du Programme : 2026